Gestion des relations partenariales
CRM
Comité de pilotage élargi
Ordre du jour
Présentation du projet et du rôle de référent(e) [ 17:00 - 17:00]
Résumé de ce qu'est un CRM et comment cet outil pourrait nous aider au quotidien [ 17:00 - 17:00]
Echanges et réflexions sur le projet et l'utilisation actuelle des données [ 17:00 - 17:00]
A prévoir pour le mois suivant : recensement des besoins [ 17:00 - 17:00]
Comptes rendus des rencontres
CR COPIL élargi : PROJET CRM - 23/01/2023 -
Participants : Membres du COPIL + référents CRM sur le projet
COPIL : Catherine Hellio / Véronique Stephan / Séverine Boucheron / Pierre Trémenbert / Frédéric Meudec / Denise Derrien-Péden / (absents : Christian Colin et Gaëlle Baderna)
Référents CRM : Jacky Haurogné / Patricia Auzas / Philippe Picouët / Fabienne Millet-Dehillerin / Charlotte Langlais / Khaled Loubar / Baptiste Gaultier / Gwenaël Brunet / Jacques Noyé / François Gallée / (absents : Gilles Coppin, Isabelle Ollitrault)
Présentation du projet CRM (cf ppt) :
Slide 2 à Projet inscrit dans le SDTNU comme projet prioritaire.
Slide 3 à Projet initié en mai 2022 suite à plusieurs retours indiquant un besoin d’un outil partagé pour la gestion des données (gestion des stages à la DFVS, besoin d’un CRM pour la DRIPA, pas d’outil métier à la DEVRE pour la gestion des données, etc..).
à Projet présenté et validé en ED mi-novembre 2022
à Mise en place de COPIL restreints (DISI, DEVRE, responsable SDTNU) pour préparer le projet et les COPIL élargis (COPIL + référents CRM)
Slide 4 à Calendrier prévisionnel (sans doute optimiste) avec pour objectif d’avancer petit à petit mais d’avancer pour une meilleure gestion de nos données au sein de l’école.
- Phase 1 : aboutir à l’élaboration d’un cahier des charges recensant l’ensemble des besoins de chacun d’ici fin mars/début avril.
- Phase 2 : choix d’un outil répondant à la majorité des besoins.
- Phase 3 : nettoyage des données à injecter dans le futur outil (éviter les doublons, sirétiser nos données entreprises).
- Phase 4 (se fera par étape) : injection petit à petit des données dans le CRM.
Slide 5 à Objectifs du projet CRM :
- Avoir une vision 360° de nos collaborations avec une entreprise
- Être capable de pouvoir produire des bilans de nos interactions avec une entreprise
- Simplifier nos process et éviter la démultiplication de tableaux Excel
Slide 6 à Rôle du référent : notre interlocuteur tout au long de la vie du projet.
Pour que le projet aboutisse et vive au cours du temps, cela nécessite l’implication de l’ensemble des référents tout au long de la vie du projet :
- recensement des besoins/questions/problématiques de son équipe,
- participation aux échanges sur le contenu du cahier des charges et sa validation,
- participation au choix de l’outil,
- travail avec le chef de projet sur les données à injecter dans le futur outil
Slide 7 à Objectifs des prochains COPIL élargis
Slide 8/9/10/11 à Présentation rapide de ce qu’est un CRM
Slide 12/13 à Suggestions de questions sur lesquelles on peut s’interroger sur l’utilisation des données entreprises à IMT Atlantique. Proposition de travailler sur ces questions et sur une matrice SWOT qui peuvent aider à l’identification des besoinsd’une équipe.
Remarque : Réfléchir aux attentes de chaque direction/département mais aussi aux apports que chacun pourrait fournir.
Slide 14 à Exemple d’un schéma avec l’ensemble des données gérées à la DEVRE et actuellement uniquement stockées sous tableaux Excel (données qui seront à injecter dans le futur outil CRM).
Remarques :
- Le projet est un projet école et non uniquement DEVRE
- Le CRM permettra à la direction d’avoir une vision de l’ensemble de nos collaborations avec une entreprise mais il pourra également permettre d’avertir des rencontres entreprises prévues par la direction ou une entité pour se coordonner sur les rencontres d’entreprises et partager des informations.
- Le CRM sera à synchroniser et mettre en cohérence avec les autres outils existants (SI Contrats, outils de la DFVS, DRIPA, etc..)
- Questionnement sur le fait d’injecter dans le CRM des données uniquement entreprises ou également des données de partenaires académiques (à rediscuter en prochain COPIL)
- Les prospects pourront également être inclus dans le CRM
- Questionnement sur le nettoyage des données, comment on procède ? Il est prévu de faire appel à un prestataire pour la sirétisation de nos bases mais cela nécessitera d’avoir au préalable préparer des bases de données « propres ». (àrediscuter en prochain COPIL).
NB : Côté DEVRE le choix est fait de n’injecter dans le futur outil que les données récentes (3 dernières années maximum).
Objectif pour le prochain COPIL (01/03/2023) : partager le retour de chaque direction et département sur le projet CRM
- Proposition de réflexion sur les questions du slide 12 et sur la construction d’une matrice SWOT (forces, faiblesses, opportunités et menaces du projet).
- Réflexion sur les besoins de chacun sur le projet CRM mais aussi sur les apports que chacun pourrait apporter aux autres.
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